Coordinateur adjoint (H/F) des secrétariats médicaux

Détails de l’offre

POSTE PROPOSÉ

Coordinateur adjoint (H/F) des secrétariats médicaux

CONTRAT

CDD; CDI; Mutation

DESCRIPTIF

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Groupe Hospitalier Rance Emeraude (GHRE) est représenté par 4 400 professionnels répartis sur 12 sites. Plus de 100 métiers y sont exercés.
Acteur public incontournable des politiques sanitaires et médico-sociales, nous assurons la prise en charge de proximité et l'accès à l'ensemble des disciplines de médecine, chirurgie, obstétrique, réadaptation, santé mentale et gériatrie.
LE POSTE :
MISSION
Le Groupe Hospitalier Rance Emeraude recrute, pour sa Direction des Affaires Médicales, un coordinateur adjoint (H/F) des secrétariats médicaux. Le poste est mis à la vacance à temps plein.
Le coordinateur adjoint (H/F) a pour mission d'assister la coordinatrice dans l'ensemble de ses missions auprès des 160 secrétaires médicales réparties entre les sites de Saint-Malo et de Dinan. Le suivi, l'accompagnement et l'ensemble des activités principales des secrétariats sont répartis entre le coordinateur adjoint (H/F) et la coordinatrice actuellement en poste.
ACTIVITES PRINCIPALES
Coordination et encadrement des équipes de secrétaires en lien avec la coordinatrice

• Rédaction de procédures
• Organisation et supervision des activités (suivi des indicateurs)
• Participation à la mise en uvre des actions suite à projets
• Veille documentaire et organisationnelle puis diffusion des informations dans les pôles
• Participation à l'évaluation des secrétaires médicales.

Gestion du temps de travail et de l'absentéisme (hors pôles malouins de plus de 10 personnes)

• Réalisation des plannings de Dinan et Saint-Malo
• Saisie des absences et modifications horaires
• Proposition et mise en uvre de solutions pour pallier l'absentéisme
• Validation mensuelle des plannings
• Suivi du prévisionnel des congés annuels.

Participation aux recrutements des secrétaires médicales

• Identification des besoins en fonction des moyens financiers alloués
• Mise à jour des fiches de poste
• Sélection des candidatures en collaboration avec la coordinatrice
• Participation aux entretiens de recrutement.

Organisation de l'accueil et de l'encadrement des nouveaux personnels et stagiaires

• Réalisation des demandes d'accès informatiques
• Inscription aux formations logiciels métiers nécessaires.

Recensement des besoins en formation et en matériel

• Coordination des demandes annuelles de formation en lien avec le plan de formation institutionnel.

Participation à la gestion de projets

• Participation aux groupes de travail en lien avec l'activité des secrétariats médicaux et suivi de la participation des secrétaires médicales à ces groupes de travail
• Mise en place des projets au sein des secrétariats
• Réalisation d'audits internes et proposition d'actions d'amélioration.

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL et CONDITIONS D'EXERCICE
Poste de catégorie B (grade Adjoint des Cadres ou grade d'Assistant Médical Administratif).
Liens hiérarchiques et fonctionnels :

• Hiérarchie directe : Directrice des Affaires Médicales, Coordinatrice des secrétariats médicaux
• Relations fonctionnelles : chefs de pôle, responsables de structures internes, cadres coordonnateurs de pôle, cadres de santé, secrétaires médicales, Service Accueil - Admissions - Facturations - Consultations externes'.

Temps et lieux de travail :
Temps plein. Poste territorial demandant une présence sur le site de Saint-Malo et de Dinan (organisation à définir).
Congés annuels (26 jours) à prendre en concertation avec la coordinatrice.
Avantages :
Possibilité d'accéder aux avantages proposés par le Comité de Gestion des uvres Sociales (CGOS) et par l'Amicale du Personnel.
Restaurant d'entreprise
PROFIL RECHERCHÉ :
Diplôme : Bac + 2
Expérience : une expérience d'au moins 2 ans serait souhaitable, notamment en management.
Connaissances :

• de la structure hospitalière
• de la gestion médico-administrative de la prise en charge des patients
• des droits du patient
• du management
• de la gestion de projet et conduite du changement
• des logiciels métiers et de leur évolution
• du logiciel Agirh e.planning
• du classement et de l'archivage de l'information médicale (règles et tenue du dossier médical).

Savoir-être et Savoir-faire :

• Maîtrise et techniques du secrétariat médical
• Animer, mobiliser et entraîner une équipe
• Evaluer et prioriser les demandes des services
• Allouer les ressources logistiques et humaines
• Traiter et résoudre les situations conflictuelles
• Savoir rendre compte
• Savoir travailler en équipe
• Etre discret, diplomate, capable de prendre des initiatives
• Etre réactive face aux demandes
• Etre disponible et à l'écoute.

NOTES : CDD pouvant évoluer vers un CDI

PERSONNE À CONTACTER

Mme Equipe Recrutement Equipe Recrutement

[email protected]

ETABLISSEMENT

Site hospitalier Broussais
1, rue de la Marne
35403 Saint-Malo