Fondation Partage et Vie - Assistant / Assistante de direction (H/F)

DescriptionDate d'embauche: Immédiatement Sous la responsabilité de la directrice d'établissement, vous serez chargé de : MANAGER L'EQUIPE HERBERGEMENT ANIMER L'EQUIPE CODIR DANS LA DYNAMIQUE COMMERCIALE ASSURER LA COMMERCIALISATION INTERNE DE L'ETABLISSEMENT ETRE GARANT DE LA RELATION RESIDENTS ET FAMILLES ETRE GARANT DE LA RELATION AVEC LES FAMILLES PARTICIPER A LA VIE DE L'ETABLISSEMENT MANAGER ET ENCADRER L'EQUIPE CADRE DE VIE Participe au recrutement du personnel hôtelier : trie les CV, réalise les entretiens Assure l'encadrement du personnel, veille au respect du règlement intérieur et de l'organisation Réalise le planning du personnel Réalise et suit les fiches de poste et de tâches Réalise les EAE et EP Assure et veille à la formation des équipes : utilisation du matériel, application des protocoles Assure les réunions d'équipe autour de la vie institutionnelle et produit les comptes-rendus Participe, avec le CODIR, à l'élaboration du plan de formation de son équipe Restauration Vérifie la qualité de la prestation : tenue de la cuisine /service en salle Vérifie les fiches alimentaires Assure le passage en chambre pour l'existence de la carte de remplacement goûts, aversions et régimes) Participe aux commissions restauration et commissions menus Fait un point quotidien avec le chef de cuisine (le matin de préférence) Hébergement / Hôtellerie Assure la sécurité du matériel, du mobilier et de l'immobilier ainsi que de la personne, en lien avec l'agent de maintenance Veille au bon entretien du bâtiment : parties communes, bureaux en lien avec l'agent de maintenance Veille à la décoration de l'établissement pour le rendre agréable Pilote le suivi des états des lieux entrée-sortie des chambres de résidents Veille au bon entretien de la chambre Défini le plan de table en lien avec l'IDEC Assure l'organisation des petits déjeuners (dotations, déroulement, ...) Suivi intendance : achats des produits du quotidien : entretien, vaisselle, linge. Assure la coordination des différents prestataires et le lien avec les fournisseurs Assure le suivi du matériel et sa bonne utilisation Linge : Vérifier la qualité de la prestation sous-traitée (linge plat et tenues du personnel) S'assure de la bonne organisation de la lingerie et de la prestation fournie ASSURER LA COMMERCIALISATION INTERNE DE L'ETABLISSEMENT Appuyer le DE dans la mise en place de la stratégie commerciale. Assurer et organisez le suivi des demandes d'admission et du taux d'occupation. Contribuer activement à l'atteinte des objectifs du taux d'occupation Assurer la traçabilité des demandes d'admission de l'ensemble des canaux (du 1er contact à la clôture) et des RDV prescripteurs sur l'outil CRM. Coordonner les membres du codir sur la dynamique commerciale Mettre régulièrement à jour les argumentaires de vente et les documents commerciaux Assurer les étapes clés du parcours client (1er contact, visite, relance, entrée, intégration.animation de la relation client, suivi des sorties, fidélisation.) en assurant le suivi administratif. CONSTRUIRE ET PILOTER LA SATISFACTION RESIDENTS / FAMILLE Générer de la satisfaction par les promesses et engagements tenus Traiter l'insatisfaction Responsable de piloter le process satisfaction : enquête. GARANTIR UNE RELATION CONTINUE AVEC LES FAMILLES Organiser la présentation des interlocuteurs clés auprès du résident / famille Organiser les RDV des familles et solliciter selon les besoins les métiers contributeurs Organiser et inviter les familles aux cocktails de bienvenue Appeler le référent familial à M+1 de l'arrivée Communiquer à chaque grand temps fort de la résidence (changement CODIR, événements festifs, nouveaux équipements, travaux, canicule/ santé.) Programmer et réaliser 1 RDV/famille/an si nécessaire en présence du DE S'assurer de la communication sur les écrans d'accueil Accompagner les familles dans le deuil (livre de condoléances, fleurs.) Connaissances attendues et compétences clés requises : Qualité Humaine, managériale et organisationnelle Autonomie Dynamisme Flexibilité et réactivité Forte capacité de travail Faculté d'écoute et d'évaluation Très bonnes capacités rédactionnelles Connaissance du marché Capacité d'anticipation Maitrise des techniques de gestion de projet Conduite du changement Sens du service Appétence pour le contact Capacité d'élaborer et de suivre les tableaux de bord Nos points forts : - Un cadre de travail dans un environnement verdoyant et arboré ; - Un management participatif et bienveillant, vous associant aux diffé

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• Expérience exigée de 5 An(s)
  
  

Source: France Travail (https://www.francetravail.fr/)