SECRETAIRE MEDICALE CARDIOLOGIE-NEPHROLOGIE CONSULTATIONS & HOSPITALISATIONS - H/F

L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d’un large panel d’expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d’un plateau technique d’excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.

Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :

• Sécurité incendie
  
  

→ Connaître

L’agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l’incendie et à l’évacuation en place dans l’établissement et être en capacité de :

• les règles de prévention face au risque d’incendie,
• le matériel destiné à la défense incendie dans son service,
  
  

→ réaliser les actions réflexes en présence d’un départ de feu, à l’aide de la fiche réflexe qu’il conserve en permanence à proximité,

→ connaître dans son service, l’emplacement de :

• la coupure d’urgence de l’électricité,
• la coupure d’urgence des gaz médicaux,
  
  

→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d’incendie dans son service ou dans un service voisin.

• Développement durable
  
  

Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.

Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d’accorder de l’importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.

La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L’hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.

La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :

→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;

→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;

→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d’optimiser la valorisation de ceux-ci ;

→ consommer le juste besoin ;

→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.

Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :

• la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers
• le tri des déchets
• le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)
  
  

N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d’environnement et de développement durable via l’adresse suivante : [email protected]

Le Poste

Description synthétique du poste

Description reproduite en cas de publication de poste

Secrétaire médicale.

Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations avec le service et les intervenants extérieurs.

Missions annexes / spécifiques (non exhaustives)

4 Accueil des patients des consultations,

4 Saisie des consultations et actes externes,

4 Prise des rendez-vous pour la Cardiologie - plateau technique, Néphrologie,

4 Gestion des messages des patients de Cardiologie et de Néphrologie,

4 Gestion des messages médicaux de Cardiologie et de Néphrologie,

4 Gestion des Bons de consultations interservices (distribution et saisie),

4…

Description des taches de selon les postes (non exhaustives)

Secretariat

Ø Saisie des courriers de consultation et/ou hospitalisation en renfort des services : HDS ; HDJ ; Cardiologie ; USIC ; UHCI ; Néphrologie,

Ø Gestion des consultations pour les spécialités de Cardiologie et de Néphrologie - Prise des rendez-vous planning des consultations médicales de Cardiologie et de Néphrologie,

Ø Prise des rendez-vous du plateau technique de Cardiologie (Holter ; épreuve d’effort, écho de stress,…),

Ø Tableau de bord informatique des médecins avec impression des courriers validés électroniquement et envois aux destinataires concernés,

Ø Saisie des courriers de sortie des patients des services : HDS ; HDJ ; Cardiologie ; USIC ; UHCI ; Néphrologie,

Ø Prise des messages pour les médecins (demandes de RDV urgents, ordonnances, communication de résultats),

Ø Réceptionne et distribue les courriers extérieurs et Bons 2C’ (Médecins ; technicienne Holter, ETO, ETT,..).

Ø Saisie les consultations et actes externes et interservices (Bons 2C’),

Ø Répond aux demandes des médecins (RDV urgents, documents à renvoyer, services à joindre,…),

Ø Gestion des tableaux des gardes médicales Cardiologie et Néphrologie,

Ø Gestion des dossiers hospitaliers,

Ø Lien avec les unités de Cardiologie, Néphrologie pour la sortie des patients,

Ø Distribution des dossiers médicaux dans les bureaux des médecins lorsque les courriers sont en attente de dictée,

Ø …

REGISTRE PCI France (coronarographie)

Travailler en collaboration (PI, Co-investigateurs et équipe paramédicale du centre / ARC promoteur).

Réaliser le recueil, la saisie et les corrections des données nécessaires au bon déroulement du registre France PCI.

Assurer la communication entre les différents acteurs.

Description de l’activité

Organisation et réglementaire

S S’assurer de l’information du patient et de la distribution de la note d’information (sous la responsabilité du PI),

S Tenir à jour la liste des « retraits du registre »,

S Tenir le classeur investigateur à jour,

S Se rendre disponible pour favoriser les échanges avec l’ARC promoteur.

Remplissage des données

S Réaliser les suivis hospitaliers à partir du dossier médical (papier et/ou informatisé) du patient,

S Réaliser les suivis à 1 an lors d’un appel téléphonique au patient,

S Revue des problèmes d’exhaustivité manquants : données manquantes, incohérences, bugs ou incompréhensions de l’équipe, et mise en place d’actions correctives,

Qualité des données

S A distance : Actions correctives suite aux monitorings de l’ARC promoteur.

• Exhaustivité des données et des procédures,
• Qualité des données de procédures,
• Qualité des données des suivis hospitaliers,
• Qualité des données des suivis à 1 an,
  
  

S Sur place : lors de la visite annuelle de l’ARC promoteur,

• Accueil et installation de l’ARC promoteur.
• Mise à disposition des dossiers médicaux et du matériel informatique,
• Temps d’échange et d’arbitrage,
• Mise en place d’action(s) corrective(s) si nécessaire,
• Réunion d’information avec le PI, TEC, les Co-investigateurs et équipe paramédicale.
  
  

LIENS FONCTIONNELS

INTERNES

EXTERNES

• Chef de pôle,
• Chefs des Unités Médicales d’Activité,
• Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d’Activité,
• Cadres de santé,
• Médecins Responsables des UMA,
• AMA référentes de pôle (coordination),
• Personnel.
• Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,
• Personnel médical, paramédical et administratif du CH,
• Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
• Usagers externes.
  
  

LIENS HIERARCHIQUES

HIERARCHIE ADMINISTRATIVE

HIERARCHIE FONCTIONNELLE

• Direction des Ressources Humaines,
• AAH - Responsable des secrétariats médicaux,
• AMA référente de pôle (coordination).
• Chef de Pôle,
• Chef d’UMA,
• Praticiens hospitaliers du service,
• Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle,
• Cadre de Santé du service.
  
  

Profil

Pré Requis Obligatoires

• Aisance à la saisie des comptes rendus,
• Maîtrise de la terminologie médicale,
• Savoir-être.
  
  

Pré requis souhaités

æ Compétences Techniques

• Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques,
• Maîtrise de la fonction d’accueil,
  
  

Y Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé.

æ Compétences Sociales

• Travail en équipe,
• Transmission de l’information,
• Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.
  
  

æ Compétences Organisationnelles

• Facilités d’adaptation à la polyvalence,
• Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.
  
  

Conditions d’exercice

Rythme De Travail

JOUR à Amplitude : 7 H 40 du lundi au vendredi.

Horaires consultations : 08h50-16h30 ou 09h00-17h40

Horaires hospitalisations : 09h00-16h40 ou 09h20-17h00

è Polyvalence sur l’ensemble des postes des services (prise de rdv, accueil, frappe des CR, registres…) ; roulement.

Exigences Relationnelles

• Discrétion,
• Ecoute et disponibilité,
• Réactivité,
• Travail en équipe,
• Polyvalence,
• Adaptabilité,
  
  

Logiciels Utilisés

• CROSSWAY,
• WORD,
• EXCEL,
• Outlook,
• VOX-T
• Cardio-report,
• Logiciel archives,
• Internet et Intranet.
  
  

Profil Recherché

æ Compétences organisationnelles :

• Facilités d’adaptation à la polyvalence,
• Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.