Assistante de scolarité

Description Mission

Missions :

L’adjoint administratif assure le secrétariat pédagogique, administratif et fonctionnel des instituts suscités en lien avec la directrice.

• Accueil, orientation et information physique et téléphonique des publics : élèves , intervenants, publics, tutelles
• Gestion de la scolarité des élèves
• Gestion quotidienne d’un secrétariat
• Reporting auprès de la directrice
• Gère les stages en collaboration avec la responsable des stages (cellule de stages)
• En collaboration avec la coordinatrice des CFARM du groupement de coopération sanitaire des hôpitaux universitaires grand Ouest (HUGO), la réalisation et le suivi des diplomations (diplômes numérotés et enregistrés)
• Gère les arrêts et absences des élèves sur le logiciel Win-IFSI (Saisie après information des élèves ou des services).
• Préparation et comptes rendus des instances : ICOGI et Section compétentes… – Courriers convocations et envois comptes rendus aux jurys.
• Enquêtes initiées par les différentes tutelles (Ministère, DGOS, Carif-Oref- SOFI)
• Contribution à la réalisation des bilans d’activités
• Archivage administratif
• Sélection et entrée en formation
• Internet - Mise à jour des plaquettes d'informations sur la formation et la sélection
• Elabore et assure la mise en forme du dossier d'inscription
• Assure la réception, la vérification et l'enregistrement des dossiers des différentes catégories de candidats
• Enregistrement des chèques pour la Trésorerie et gestion des remboursements auprès de la DRH et la Trésorerie avec la cadre de gestion
• Assure la recherche des membres des jurys d’admission avec la Directrice (courriers de demandes, enregistrement, planification, courriers de convocations des jurys de l'épreuve d'admission, arrêté)
• Organise les épreuves d'admission, listes candidats inscrits - convocations – enregistrement des notes - listes et courriers des résultats pour les épreuves d'admission - accueil
• Etablit les procès-verbaux des jury d'admission en coopération avec la directrice,
• Etablit les listes de participants aux jurys en vue de leur rémunération et l'envoi aux services économiques
• Gère la liste principale et complémentaire de tous les candidats
• Envoie le dossier administratif, le dossier de financement et le dossier médical aux élèves admis à la rentrée.
• Gère la liste des reports de scolarité ainsi que les dossiers
• Financement
• Réceptionne, vérifie et enregistre les dossiers auprès de différents interlocuteurs : DGOS- Pôle Emploi – OPCO – Employeurs - CPF
• Suivi (validation prise en charge, attestations mensuelles, intégration élèves en cours de formation, arrêts de formation (fiches d’arrêt de formation auprès des instances)
• Saisie du tableau de synthèse financement de la DGOS
• Il (elle)participe : aux différentes réunions du DIEF, aux réunions de secrétariat, au groupe de travail GHT et communication, à l’organisation des évènements (concours, portes ouvertes, forums, …), à la représentation de l’institut lors de réunions de fonctionnement avec les organismes partenaires.
• Il, elle participe à la coordination des des trois CFARM HUGO.
  
  

Profil recherché

Pré-requis et compétences : La formation et/ou les qualifications requises

Adjoint administratif de catégorie C

La Formation Et/ou Qualifications Requises

Le plus : BTS CG

Baccalauréat professionnel gestion-administration ou Baccalauréat technologique STMG

Exigences

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
  
  

Formation faite par le DIEF

• Maîtrise des logiciels et outils WIN
• Maîtrise des logiciels et outils du CHU
  
  

Le plus

• Connaissance de la réglementation des Instituts
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement du CHU d’Angers
  
  

L’expérience professionnelle en secrétariat requise.

Description Établissement

Le Centre Hospitalier Universitaire d’Angers, pôle de référence et d’appel en matière de santé, est leader en soins, enseignement, recherche et prévention.Il est l'un des premiers opérateurs santé de la région avec plus de 195 000 patients et 390 résidents par an et 1 745 lits et places.À la fois établissement de soins de proximité et centre de recours et d’expertise, il concilie au quotidien innovation et solidarité. Avec 9 pôles et 60 services cliniques médicaux-sociaux et biologiques, l’offre de soins du CHU couvre l’ensemble des spécialités médicales, chirurgicales et biologiques, dont la cancérologie. Les pathologies rares et complexes sont prises en charge par des centres de références et de ressources. Les compétences des équipes hospitalo-universitaires sont soutenues par un plateau technique de pointe.Au quotidien, l’activité du CHU s’inscrit dans une démarche de qualité et de sécurité des soins. Cette dynamique est portée jusqu’aux patients par chaque professionnel de santé. Des structures dédiées impulsent et coordonnent les actions réalisées dans ce cadre.Membre d’HUGO (GCS Hôpitaux Universitaires du Grand Ouest), le Centre Hospitalier Universitaire d’Angers est un pôle de recherche et d’enseignement supérieur.Premier employeur du Maine-et-Loire, et l’un des premiers de la région des Pays de la Loire avec 6 900 salariés, le CHU participe également à la formation des futurs professionnels de santé.Une position qui en fait un acteur de cohésion sociale et l’un des premiers partenaires des autres établissements de santé publics et privés régionaux.

Pour aller plus loin : https://chu-angers.mstaff.co