Office coordinator

Job Purpose

Le/La Coordinateur·trice des Services Généraux veille au bon fonctionnement du bureau en France, en garantissant un environnement de travail fluide, sûr et agréable pour l’ensemble des collaborateurs. Il/elle assure la coordination des services administratifs avec un fort sens du service, en anticipant les besoins des équipes, en facilitant leur quotidien et en veillant à la qualité, à la réactivité et à la continuité des services apportés.

Le/La coordinateur/trice des Services Généraux est également l'Assistant/e Personnel/lle du Directeur Général.

Key Responsibilities And Accountabilities

Voici la liste non exhaustive des missions :

• Agir comme premier point de contact pour tous les externes et les membres de l’équipe BBC Studios, en assurant un accueil professionnel et chaleureux.
• S'assurer que les colis sont collectés par les membres du personnel et organiser les coursiers si nécessaire.
• Créer les bons de commande relatifs aux achats généraux et du bureau dans SAP et en assurer le suivi.
• Suivre, commander et distribuer les fournitures de bureau et autres consommables en fonction des besoins des équipes, en veillant à une gestion optimisée des stocks.
• Gérer les contrats et les interventions liés aux installations et aux services généraux.
• Organiser l'entretien du bureau et traiter tout problème lié au bureau auquel le personnel est confronté, le cas échéant.
• Veiller au bon ordre et à l’organisation des espaces communs et de faire respecter les règles d’usage par tous ;
• Aider les membres permanents du personnel de BBC France et les visiteurs des autres bureaux de la BBC à réserver leur voyage et leur hébergement.
• Créer et suivre les badges d’accès pour tous les membres du personnel, y compris les intermittents.
• Répondre aux demandes de l'équipe de développement durable de BBC Studios et produire les rapports demandés.
• Assurer le rôle d'Assistant/e personnel/lle du Directeur Général et de l'équipe de Production : gérer les agendas et organiser les réunions internes et externes.
  
  

Knowledge, Skills, Training & Experience

Compétences & connaissances

• Excellentes compétences en matière d'administration et d'organisation, avec un niveau élevé de rigueur et d'attention aux détails ;
• Anglais et français courants (écrit et parlé) ;
• A l'aise avec excel / technologie.
  
  

Qualités

Solide esprit d’équipe et approche collaborative

Diplomatie et aisance dans les relations avec des parties prenantes de tous niveaux, internes comme externes.

Proactivité dans la recherche d’informations, avec une capacité à anticiper les besoins et à proposer des solutions adaptées.

Fort sens du service : disponibilité, réactivité et engagement à répondre efficacement aux besoins des collaborateurs

Discrétion, fiabilité et professionnalisme dans toutes les situations, notamment dans la gestion d’informations sensibles ou personnelles.

Capacité à prioriser, gérer les urgences et assurer plusieurs tâches simultanément avec rigueur.

Expérience professionnelle

• Expérience administrative
• Expérience avérée du service à la clientèle et capacité à traiter avec les parties prenantes à tous les niveaux ;
• Une compréhension de l'industrie des médias.
  
  

Job Impact

Ces tâches évolueront en fonction des besoins/exigences de l'entreprise et il peut y avoir des projets spéciaux supplémentaires/tâches ad hoc. Une approche flexible mais rigoureuse, diplomatique et pragmatique du travail est donc requise.