RENFORT – Assistant(e) de gestion du courrier entrant et sortant – CDD 1 an

Réception / Numérisation Du Courrier Entrant

– Réception du courrier entrant acheminé par la Poste

– Ouverture des plis entrants

– Ventilation des plis entrants par directions/services

– Préparation des documents et mise en place des séparateurs en amont de la numérisation en masse

– Numérisation des courriers (simple ou par lots)

– Vérification de la qualité de la numérisation

– Enregistrement des données des courriers pour transmission aux destinataires via le logiciel dédié

– Ventilation numérique des courriers selon les workflows définis

– Archivage quotidien des courriers papiers numérisés selon procédure définie pour stockage dans l’espace fermé dédié.

– Vérification de l’aspect sécuritaire de l’espace dédié à l’archivage.

Traitement Du Courrier Non Numérisé

– Dépôt des courriers non numérisables (selon liste établie) dans des bannettes dédiées aux services pour acheminement par l’équipe logistique.

– Alerte le chef de service, la gestionnaire de l’activité courrier de tout dysfonctionnement constaté dans le traitement des courriers.

– Suivi rigoureux de l’organigramme des services et de ses évolutions

– Participation obligatoire aux formations dispensées en lien avec l’activité courrier notamment sur l’utilisation du logiciel courrier.

Courrier Sortant

– Affranchissement du courrier sortant

– Suivi des comptes affranchissements

– Traitement des envois en nombre (lien avec la Poste)

– Vérifie / alerte sur le stocks de fournitures en lien avec la gestionnaire de l’activité courrier

– Capacité à conseiller les services sur les procédures d’envois des courriers et tarifs postaux

– Gestion de la réception et envois de colis en lien avec la gestionnaire de l’activité logistique

– Déplacements occasionnels pour acheminer le courrier à La Poste si nécessaire.

– Permanence téléphonique sur l’activité courrier (selon organisation du service)

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Missions annexes : contributeur intranet