Assistante de Direction H/F
INSTITUT DE RECHERCHE POUR LE DEVELOPPEMENT
Date: il y a 18 heures
Ville: Arles, Provence-Alpes-Côte d'Azur
Type de contrat: Temps plein
L’assistant.e de direction assure le secrétariat et l’assistance technique et logistique du directeur, des directeurs adjoints et réalise des actes administratifs courants dans le respect des techniques, des règles et des procédures. Il/elle appuie également les responsables de service de la direction dans la préparation de certains dossiers et/ou l’organisation de réunions, de déplacements à la demande de la direction.
A ce titre, il/elle peut être en contact avec l'ensemble des structures, internes et externes (délégations régionales, représentations IRD, services centraux, tutelles etc.). Il/elle contribue à l’organisation d’événements ponctuels pour sa Direction.
Connaître les techniques de secrétariat.
Rédiger des courriers et des documents administratifs.
Appliquer les règles d’usage et les procédures administratives.
Gérer un système de classement.
Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances.
Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la mise en œuvre de logiciels bureautiques courants : messagerie, Word, Excel, Power point.
Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers et alerter le cas échéant.
Savoir restituer et transmettre l’information orale et écrite de manière synthétique.
Respecter la confidentialité des informations et des données.
Rémunération
Selon grille indiciaire
A ce titre, il/elle peut être en contact avec l'ensemble des structures, internes et externes (délégations régionales, représentations IRD, services centraux, tutelles etc.). Il/elle contribue à l’organisation d’événements ponctuels pour sa Direction.
- Gérer les demandes écrites et orales (courriers, messagerie, …), les répartir selon les services.
- Mettre à jour plusieurs agendas partagés sur Outlook et gérer les rendez-vous et missions du directeur.
- Planifier et organiser les réunions, contribuer à leur préparation.
- Suivre des dossiers en propre. Assurer l’instruction de certains dossiers du ressort du directeur, des directeurs adjoints et des responsables de services.
- Rédiger, mettre en forme, éditer des documents (courrier, rapports, publications, supports de présentation),et réaliser les comptes rendus de réunions.
- Préparer et diffuser l’information via le support adéquat (site intranet, support papier).
- Accueillir les nouveaux arrivants et orienter les interlocuteurs internes et externes.
- Gérer le classement des documents.
Connaître les techniques de secrétariat.
Rédiger des courriers et des documents administratifs.
Appliquer les règles d’usage et les procédures administratives.
Gérer un système de classement.
Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances.
Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la mise en œuvre de logiciels bureautiques courants : messagerie, Word, Excel, Power point.
Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers et alerter le cas échéant.
Savoir restituer et transmettre l’information orale et écrite de manière synthétique.
Respecter la confidentialité des informations et des données.
Rémunération
Selon grille indiciaire
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