Secrétaire en Néphrologie Hospitalisation - H/F

Pôle de référence, le CHU de Reims assure l'activité de proximité pour tout le territoire Marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l’échelle de la région Champagne-Ardenne (chirurgie cardiaque, greffes de rein, urgences et SMUR pédiatriques…).

Disposant de l’ensemble des spécialités médicochirurgicales, le Centre Hospitalier Universitaire de Reims offre une prise en charge tout au long de la vie. Doté d’une maternité adossée à un service de réanimation néonatale, l’établissement assure un suivi médical complet de l’enfant et de l’adolescent, y compris en psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent.

En complément de prises en charge de haute technicité, le CHU présente également une offre importante d’hébergement pour personnes âgées et une offre complète de soins de suite et de réadaptation (SSR).

C’est un collectif de 8 500 professionnels qui accueille chaque année près de 200 000 patients. Il contribue annuellement à la formation de plus de 2 100 étudiants, que ce soit au sein de l’Institut Régional de Formation ou en accueillant les étudiants des facultés de médecine, d’odontologie et de pharmacie de l’Université de Reims Champagne Ardenne.

Acteur clé du territoire, le CHU de Reims et les actions qu’il mène conduisent à un impact économique de près de 900 millions d’euros dans le département de la Marne.

L’établissement anime une politique de coopération territoriale ambitieuse autour du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne et des conventions d’association hospitalo-universitaire signées avec les quatre Groupements Hospitaliers de Territoires voisins, en partenariat avec le Centre de Lutte Contre le Cancer, l’Institut Godinot Se donnant pour ambition de moderniser l’offre de soins, le CHU de Reims s’est engagé dans un important projet immobilier pour un budget de 530 millions d’euros. Autour de trois phases, le chantier du Nouvel hôpital de Reims a débuté en janvier 2020 et s’achèvera en 2031.

Le Poste

Dénomination du poste

Secrétaire en hospitalisation traditionnelle et soins intensifs néphrologiques.

Secteur d’activité

Service néphrologie - Hôpital Maison Blanche 32 lits :

• Hospitalisation traditionnelle : 26 lits. + chambre sécurisée de patients détenus
• Soins intensifs néphrologiques : 6 lits.
  
  

Définitions /Abréviations

EASILY : logiciel de dossier patient informatisé

HEMADIALYSE : logiciel spécialisé dans la dialyse

WEB100T : logiciel de saisie des RUM et actes médicaux

PASTEL : logiciel gestion administrative des patients et facturation

VIRTUAL ARCHIVES : logiciel de gestion archivage dossier patient

SAGE : Service archivage centralisé du dossier patient

RUM : Résumé d’unité médicale

PTAH : Logiciel institutionnel de demande de transports sanitaires

Mission

Agent exerçant une fonction administrative, assurant l’accueil des patients hospitalisés et de leur entourage, la gestion du courrier, des dossiers patients, la programmation et la prise de rendez-vous.

La secrétaire travaille en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe pluridisciplinaire.

Elle fait partie intégrante de l’équipe.

Activités Principales

• Accueil téléphonique : répondre et assurer le suivi des demandes diverses : appels de patients et des familles, des professionnels de santé intra-chu et extra-chu, en lien avec la gestion logistique, du DIM, du bureau des entrées, des ambulances…
• Lien étroit avec l’équipe médicale et paramédicale.
• Vérification des mouvements patients dans les deux secteurs.
• Se présenter auprès de chaque patient.
  
  

>Dans HEMADIALYSE :

• Mise à jour du dossier administratif du patient (PASTEL, EASILY et HEMADIALYSE):
• Vérifier les données d’identité, d’adresse, de téléphone, n° de sécurité sociale et mutuelle, du médecin traitant et des autres correspondants médicaux, des personnes à prévenir, de la personne de confiance (formulaire à faire compléter par le patient et le tiers).
• Orienter le patient et sa famille vers le bureau des entrées en cas de problème d’ouverture de droits.
• Faire un signalement si erreur d’identito-vigilance, si doublon patient constaté sur EASILY, PASTEL.
• Effectuer les préadmissions dans PASTEL :
• Accueil physique et orientation des usagers et professionnels de santé se présentant au sein du secrétariat.
• Gestion des dossiers des patients hospitalisés
• Gestion des sorties en collaboration avec le cadre de santé, les médecins et les infirmières :
• Préparation du dossier de sortie et vérification finale avec l’infirmière.
• Programmation des transports (PTAH) en vérifiant avec le patient s’il a un transporteur défini.
• Faire établir le bon de transport auprès des médecins et le joindre au dossier.
• Récupérer auprès de l’interne la lettre de liaison médicale du patient.
• Prise de rendez-vous de suivi et d’examens en sortie d’hospitalisation.
• Prévenir les coordinatrices de dialyse du CHU ou ARPDD pour les patients hémodialysés (pour les patients dialysés à l’ARPDD, confirmer avec le médecin si le patient retourne à l’ARPDD)
• Faire revérifier le dossier de sortie auprès de l’infirmière, qui définit si celui-ci peut être remis par la secrétaire
• Programmation et suivi des rendez-vous des patients hospitalisés sur demandes médicales avec mises à jour dans le logiciel HEMADIALYSE pour les examens extra-chu.
• Planification des sorties programmées : avec adaptation de l’horaire de dialyse le jour de sortie, organiser la visite d’HDJ pour les patients greffés…
• Prévenir l’infirmière de bureau des examens et rendez-vous programmés le jour-même
• Organisation des hospitalisations programmées en lien avec l’équipe médicale et le cadre de l’unité et planification murale
• Frappe et gestion des courriers d’hospitalisation et de consultation
• Gestion et saisie des RUM et des actes dans WEB100T
• Gestion des listes hebdomadaires pour les réunions de transplantation et dialyse
• Assister à la synthèse pluri-disciplinaire du jeudi à OP Néphro (secrétaire d’activité de service)
  
  

Autres Activités

• Remplacements ponctuels au secrétariat de l’hôpital de jour de néphrologie.
• Saisie des demandes d’assistance informatique et téléphonique.
• Saisie des demandes d’interventions du service technique du CHU dans le logiciel ASSET PLUS.
• Participation à la formation des nouveaux professionnels recrutés et des étudiants du service.
• Mobilités au sein des secrétariats de consultations et d’hémodialyse.
• Participation à des groupes de travail.
  
  

Répartition des tâches à effectif complet

Répartition des tâches un jour sur deux à effectif complet:

• Activités de service (horaire : 8h -16h ou 8h 30 - 16 h30)
• Frappe de courriers (horaire : 9h-17h)
• Esprit d’entraide attendu en fonction de l’activité de l’une et l’autre.
  
  

Caractéristiques du poste

• Travail du lundi au vendredi, hors jours fériés
• Amplitude horaire : 8 h - 17 h.
• Se conformer au règlement du service pour l’organisation des congés et remplacements des absences.
• Travail en binôme dans un même secrétariat.
• Remplacements ponctuels au secrétariat de l’hôpital de jour de néphrologie.
  
  

Profil Recherché

Niveau de compétence

• Baccalauréat type sciences et technologies de la santé et du social, type administratif ou formation en secrétariat médical.
• Expérience professionnelle dans le secrétariat médical souhaitée.
• Bonne maitrise de l’outil informatique courant (WORD - EXCEL).
• Maîtrise des logiciels hospitaliers : EASILY, PASTEL, Web100T, VIRTUAL ARCHIVES.
  
  

Capacités requises

• Bonnes connaissances orthographiques et grammaticales ainsi que de la terminologie médicale.
• Discrétion professionnelle et respect des règles de confidentialité.
• Capacité d’organisation, d’adaptation (à la variation d’activité) et d’anticipation.
• Capacité relationnelle avec les usagers et les équipes pluridisciplinaires.
• Rigueur, méthode, discrétion, maîtrise de soi.
• Sens du travail en commun et esprit d’équipe.