Assistant(e) de Direction (H/F)

Introduction au rôle :

Dans le respect de la stratégie de l’entreprise, des règles d’éthique et des procédures en vigueur, l’Assistant(e) de Direction a pour mission permanente d'assurer l’assistanat du Directeur de département appartenant au Comité de Direction de l’entreprise. Vous serez l’interface active et permanente entre votre hiérarchie et les différents interlocuteurs, en interne comme en externe. Vous prendrez en charge et suivrez les dossiers administratifs, préparerez et assurerez le suivi budgétaire, ainsi que la prise en charge des projets/dossiers spécifiques au département et inter AZ.

Responsabilités :

• Gestion de projets : l’Assistant(e) de Direction
• Participe de façon régulière à différents projets inter départements ou AZ (ex : Cap croissance assistante, évènements AZ…).
• Organise les séminaires et les événements du Département.
• Partage l’information et les bonnes pratiques entre assistantes codir et assistantes du département et plus largement la communauté des assistantes.
• Assistanat : l’Assistant(e) de Direction
• Est l’interface active et permanente entre sa hiérarchie et les différents interlocuteurs, en interne comme en externe. Joue un rôle de facilitateur au sein du département. Participe au bon climat du département.
• Participe aux réunions du département, rédige les comptes-rendus, gère le classement électronique des présentations et suit les actions à mener.
• Suit le planning de l’activité du département et du calendrier des échéances du département.
• Peut organiser les déplacements professionnels de son manager et apporter son aide lors de la réservation.
• Prépare un parcours d’intégration cohérent avec le métier du nouveau collaborateur en collaboration avec son Directeur et RH, et facilite son intégration.
• Gestion administrative et budgétaire : Dans le respect des règles et process de l’entreprise  : l’Assistant(e) de Direction
• Fait établir un devis type par les prestataires.
• Assure le suivi, et la remontée des documents nécessaires à la gestion des activités.
• Créé le bon de commande dans SAP et suit le règlement du fournisseur.
• Favorise l’optimisation budgétaire. Alerte son responsable en cas d’écart budgétaire.
  
  
  

Compétences/Expérience souhaitables:

• Formation de base : Bac +2 en Assistanat de Direction
• Expérience professionnelle : 5 à 10 ans
• Connaissances techniques : Bureautique / outils informatiques
• Langues étrangères : anglais
• Informatique : Pack office, SAP/Ibuy, nouveaux canaux de communication (skype, réseaux sociaux…) Concur.
• Compétences clés : rédaction, organisation, autonomie, gestion des priorités, rigueur
• Qualités personnelles requises : confidentialité, réactivité et adaptabilité, très bon relationnel, à l’écoute, sens du travail en équipe, bon état d’esprit
  
  
  

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