Assistant.e au sein d'un secrétariat mutualisé - SDFIP

Vos missions en quelques mots

L’assistante.e Du Secrétariat Mutualisé De La SDFIP Assure En Lien Avec Ses Collègues Les Attributions Classiques D’un Secrétariat, à Savoir Les Activités Quotidiennes Suivantes

• prise de rendez-vous et gestion de l’agenda,
• accueil physique et téléphonique,
• aide la préparation de réunions,
• organisation des déplacements des agents de la sous-direction via l'application CHORUS-DT et suivi des états de frais,
• répartition du courrier,
• suivi des congés via l'application HARMONIE,
• enregistrement, vérification, suivi et orientation de l’ensemble des parapheurs dans des tableaux de bord,
• diffusions et mises en ligne, assistance logistique (commandes de fournitures, demandes d'interventions diverses),
  
  

A la demande de la sous-directrice et de son adjoint, ou de sa propre initiative, l'assistante est également amenée à élaborer des outils de suivi sous la forme de tableaux de bord.

Il assure enfin toute autre mission qui pourrait lui être confiée à titre exceptionnel et ponctuel par la sous-directrice et son adjoint.

Profil recherché

Connaissances

Connaissance de la fonction publique

Bonne maitrise de l’outil informatique et notamment des logiciels Word et Excel, messagerie Outlook…

Savoir-faire

Avoir le sens de l’organisation et de la méthode

Savoir anticiper et prioriser

Savoir rendre compte et travailler en équipe

Avoir une bonne expression écrite et orale

Savoir-être

Faire preuve de rigueur

Savoir gérer l’urgence et faire preuve de réactivité

Avoir le sens des relations humaines et de l’accueil

Faire preuve d’une parfaite discrétion professionnelle

Avoir le sens du service public

Avoir des capacités d’adaptation

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Expérience d’au moins 2 ans dans le domaine du secrétariat.

Au Sein De La Direction Des Services Judiciaires, La Sous-direction Des Finances, De L'immobilier Et De La Performance (SDFIP), Composée De 6 Bureaux Et D’environ 80 Agents

• analyse l'activité des juridictions sur la base des statistiques d'activité restituées dans l'outil d'analyse décisionnelle Pharos, est en charge du contrôle de gestion et de la conduite des dialogues de gestion ;
• élabore les documents budgétaires, recueille et évalue les besoins des services judiciaires en fonctionnement, moyens humains et matériels, répartit les moyens nécessaires à leur fonctionnement en lien avec les responsables de budgets opérationnels de programme (BOP) et assure la gestion financière des personnels ;
• contribue pour les services judiciaires à la définition des besoins en matière d' investissements immobiliers et assure le suivi des besoins en matière d'entretien immobilier ;
• définit et met en œuvre les principales orientations de la politique de sûreté dans les juridictions ;
• participe à la politique ministérielle d'achats conduite par le responsable ministériel des achats du secrétariat général et pilote la politique d'achats spécifique aux services judiciaires ;
• contribue par son expertise à la maîtrise des frais de justice et des autres dépenses ;
• traite les demandes amiables d’indemnisation formées par les particuliers (tiers, usagers) à raison du fonctionnement défectueux ou non du service public de la justice judiciaireComposition et effectifs du serviceLe secrétariat mutualisé de la sous-direction est composé de 3 agents : le responsable et deux assistant.e.s de catégorie C.
  
  

Votre hiérarchieLe poste d’assistante du secrétariat mutualisé est placé sous l’autorité du responsable du secrétariat, et de la sous-directrice des finances, de l’immobilier et de la performance, ainsi que de son adjoint.

Vos interlocuteurs métiersDirectionnel (Direction des services judiciaires) et inter-directionnel (au sein du ministère).