CDI - Hôte(sse) d'accueil évènementiel H/F

L’Espace Jean-Louis Dumas accueille quatre fois par an les Acheteurs du monde entier pour découvrir et acheter les Collections (Showroom et Previews).

Entre 2 collections, l’espace devient un lieu où sont organisés des événements internes (formations, séminaires, conférences ou autre).

Les missions :

Durant l’activité formations/événements internes :

• Réception des demandes de disponibilités et analyser la faisabilité
• Gestion du planning de réservations et diffusion aux équipes internes et externes (prestataires)
• Mise à jour du fichier Excel sur le réseau partagé avec toutes les informations relatives à l’événement
• Être en lien étroit avec le prestataire restauration (demandes de devis, contrôle des devis, suivi)
• Possibilité d’aide aux finitions des mises en place (ex : galettes des chaises,…)
• Être en lien avec les équipes de sécurité EJLD (transmission des horaires des événements-listes des visiteurs, accès à la rue Intérieure pour le Comex…)
• Anticiper la signalétique des événements du lendemain (mise en place des chevaux en bois, inscription sur les tableaux en verre (accueil et restaurant)
• Être en lien avec notre équipe Finances pour la création des bons de commande, refacturation (Transmission des devis, des informations de refacturation)
  
  

Durant les événements

• Tout au long de la journée, rester vigilant(e) au bien-être des visiteurs,
• Savoir répondre à toute demande (commande taxi, transport…),
• A la fin de chaque journée, être sûr(e) que tout est prêt pour le lendemain,
• Inscrire les événements sur le tableau d’accueil et mettre en place la signalétique (accueil, espace occupé et restaurant).
  
  

Showroom / Preview

Sous la responsabilité de la Coordinatrice des Showroom/Previews

• Accueil des acheteurs (clientèle internationale) et des visiteurs sur 2 sites,
• Remise de badges, stickers, contremarques déjeuners, selon les listes d’accès communiquées,
• Gestion des listes d’accès (mise à jour),
• Gestion du vestiaire avec l’aide du prestataire en fonction du nombre de personnes attendues,
• Comptabilisation quotidienne des déjeuners
• Gérer les demandes/réservations de taxis, de restaurants
• Gérer les réservations des salles de réunions
• Coordination des bus avec le représentant de la société et la sécurité interne
• Comptabilisation quotidienne des bus
• Tout au long de la journée, rester vigilant au bien-être des visiteurs
• Gestion de tout imprévu pouvant arriver lors d’un événement
• Participation éventuelle aux soirées des Acheteurs
  
  

Missions entre les activités de l’espace Jean-Louis Dumas et le Showroom

Durant l’inactivité de l’espace et le montage des espaces Showroom, le titulaire se verra confier des missions transverses

• Aide à l’activité Showroom (sourcing / achats divers…)
• Aide à l’organisation des évènements
• Recueil des inscriptions auprès des RH
• Mise à jour des listes
  
  

Profil recherché :

• Autonome, avoir le sens des initiatives et des responsabilités
• Avenant, faire preuve d’une grande aisance relationnelle et d’adaptabilité
• Aimer travailler en équipe, partager les informations
• Rigoureux
• Flexible, polyvalent, proactif
• Patience et diplomatie
• Fortes qualités relationnelles : courtoisie, amabilité, sourire, résistance au stress et réactivité
• Très bonne présentation
• Expression orale parfaite
• Maîtrise des outils du Pack office
• Anglais courant – 3ème langue appréciée