Assistant(e) de direction à la Recherche (H/F)

DescriptionRESPONSABILITÉS : En tant qu'Assistant(e) de direction, votre mission principale sera d'assurer un appui administratif et organisationnel auprès du/de la Directeur(trice) de la Recherche, des Partenariats Hospitalo-Universitaires et Internationaux. Il/elle gère les agendas, communique les informations, assure le suivi des dossiers et organise les réunions et les déplacements. Il/elle facilite également les échanges entre le directeur et ses correspondants hiérarchiques et fonctionnels, contribuant ainsi à l'efficacité et à la bonne organisation des activités de la direction. Les activités principales du poste : Les missions sur le secrétariat du Directeur de la Recherche et des Partenariats Hospitalo-Universitaires et Internationaux :

• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du directeur
• Gestion de l'agenda du directeur (instances et réunions internes ou externes) et organisation de ses déplacements locaux, nationaux et internationaux (transports, hébergements, ordres et frais de mission)
• Gestion des courriels et courriers (tri, traitement et réponses si nécessaire)
• Rédaction et mise en forme de documents (courriers, notes, rapports)
• Veille sur les réunions institutionnelles internes et externes (calendrier des instances du CHU et des assemblées générales / commissions / comités externes) et organisation de la représentation de la direction de la Recherche, des Partenariats Hospitalo-Universitaires et Internationaux
• Planification et organisation logistique des réunions et entretiens internes, récurrents ou ponctuels
• Planification et organisation logistique des réunions impliquant des acteurs extérieurs à l'institution
• Préparation des dossiers à l'appui des réunions
• Suivi des échéances (délais de réponse ou de production de documents)
• Contribution à l'organisation d'événements (séminaires, signatures de convention, autres manifestations) avec des partenaires extérieurs dans le cadre de la recherche, de l'innovation et des partenariats hospitalo-universitaires Appui administratif auprès des chefs de projets de recherche clinique :
• Planification et organisation logistique des réunions liées aux missions des chefs de projet PROFIL RECHERCHÉ : Votre profil :
• Vous détenez un BTS assistant(e) de direction ou un diplôme équivalent validé
• Vous avez au moins une expérience en secrétariat de direction Vos compétences :
• Vous êtes capable d'utiliser de façon maîtrisée des outils bureautiques
• Vous avez une bonne aptitude rédactionnelle et maîtrisez l'orthographe
• Vous avez le sens de la communication de l'information dans le respect du secret professionnel et de la confidentialité
• Vous êtes dôté(e) d'une bonne capacité d'adaptation et avez l'esprit d'initiative
• Vous faites preuve de polyvalence et de réactivité
• Vous avez le sens du travail en équipe
• Vous faite preuve d'aisance relationnelle et de facilité d'expression
• Vous avez le sens de l'organisation et êtes rigoureux(se) dans l'exécution de vos missions
• Vous savez définir et utiliser un plan de classement et d'archivage notamment numérique PROFIL SOUHAITÉ Source: France Travail (https://www.francetravail.fr/)