Secrétaire du Chef de département de Pathologie - H/F

Pôle de référence, le CHU de Reims assure l'activité de proximité pour tout le territoire Marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l’échelle de la région Champagne-Ardenne (chirurgie cardiaque, greffes de rein, urgences et SMUR pédiatriques…).

Disposant de l’ensemble des spécialités médicochirurgicales, le Centre Hospitalier Universitaire de Reims offre une prise en charge tout au long de la vie. Doté d’une maternité adossée à un service de réanimation néonatale, l’établissement assure un suivi médical complet de l’enfant et de l’adolescent, y compris en psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent.

En complément de prises en charge de haute technicité, le CHU présente également une offre importante d’hébergement pour personnes âgées et une offre complète de soins de suite et de réadaptation (SSR).

C’est un collectif de 8 500 professionnels qui accueille chaque année près de 200 000 patients. Il contribue annuellement à la formation de plus de 2 100 étudiants, que ce soit au sein de l’Institut Régional de Formation ou en accueillant les étudiants des facultés de médecine, d’odontologie et de pharmacie de l’Université de Reims Champagne Ardenne.

Acteur clé du territoire, le CHU de Reims et les actions qu’il mène conduisent à un impact économique de près de 900 millions d’euros dans le département de la Marne.

L’établissement anime une politique de coopération territoriale ambitieuse autour du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne et des conventions d’association hospitalo-universitaire signées avec les quatre Groupements Hospitaliers de Territoires voisins, en partenariat avec le Centre de Lutte Contre le Cancer, l’Institut Godinot Se donnant pour ambition de moderniser l’offre de soins, le CHU de Reims s’est engagé dans un important projet immobilier pour un budget de 530 millions d’euros. Autour de trois phases, le chantier du Nouvel hôpital de Reims a débuté en janvier 2020 et s’achèvera en 2031.

Le Poste

Secrétariat du Professeur BOULAGNON-ROMBI

Secteur d’activité : Laboratoire de Pathologie

MISSIONS

Au Sein Du Service

• Gestion de l'agenda du Pr BOULAGNON-ROMBI
• Gestion de la boite mail du Pr BOULAGNON-ROMBI : filtrage, priorisation, gestion, réorientation éventuelle - une soixantaine de mails par jour
• Accueil téléphonique avec création d'une ligne dédiée
• Répondre aux différentes demandes du Pr BOULAGNON-ROMBI ou des médecins du service (d'un point de vue administratif)
• Préparation des plannings médicaux en fonction des congés de chacun et autres spécificités avant de les soumettre à validation
• Gestion de l'EGTT des médecins du service
• Mise en forme des comptes rendus des réunions médicales (1/semaine le mardi de 10h15 à 11h15)
• Organisation des réunions en présentiel ou distanciel
• Accueil des nouveaux internes / externes - Présentation du service et mode de fonctionnement - Élaboration de procédures si besoin
• Prise en charge des demandes "d'expertise" de lames du Pr BOULAGNON-ROMBI et suivi de celles-ci
• Aide à la frappe du service, quand possible, sur les comptes rendus de courte durée
  
  

Versant Universitaire

• Gestion des mails de la Faculté qui arrivent également sur ZIMBRA
• Gestion du planning des cours (programmation, report, annulation, ...) en lien avec le Pr BOULAGNON-ROMBI et la Faculté de Médecine
• Organisation de réunions, de séminaires ou autres si besoin
• Aide à la gestion des déplacements du Pr BOULAGNON-ROMBI en lien avec la DAM
• Aide à la préparation des cours si besoin
• Élaboration des plannings de cours pour les Internes du service avant de les soumettre à validation
  
  

Caractéristique du poste

Travail du lundi au vendredi

Horaires: 9h - 17h ou 8h30 - 16h30 selon l'organisation et les besoins du service.

Profil Recherché

Formation et Niveau de compétence

• Formation de niveau BAC ou BAC + 2 (type Bac Sciences et Technologies de la Santé et du Social)
• Formation approfondie en secrétariat médical
• Compétences en informatique attendues
• Expérience professionnelle indispensable dans le secrétariat médical
  
  

Savoir-Faire

• Connaissance du vocabulaire médical spécifique au secteur (temps de formation) ;
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels métier (temps de formation) ;
• Connaissance de la réglementation concernant la gestion du dossier patient ;
• Connaissance des règles d’identitovigilance ;
• Respect du secret professionnel, sens de la communication, discrétion ;
• Connaissance des Droits des Usagers.
  
  

Savoir-être

• Sens de l’organisation, méthode et rigueur, réactivité, disponibilité et esprit d’initiative dans la limite des compétences ;
• Capacité d’écoute, patience, disponibilité ;
• Dynamisme, capacité d’adaptation et de collaboration avec les autres secrétariats du secteur ;
• Savoir rendre compte au supérieur hiérarchique des difficultés rencontrées ;
• Savoir accepter les remarques et faire preuve d’un esprit critique constructif.