Assistant administratif H/F DPTS
EPSM de l'agglomération lilloise - GHT Psy NPdC
Le Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Psychiatrie Nord–Pas-de-Calais regroupe quatre EPSM couvrant un vaste territoire régional. Son patrimoine immobilier, hétérogène et historiquement marqué, fait l’objet d’une recomposition ambitieuse soutenue par un Plan Pluriannuel d’Investissement de 260 millions d’euros, dont 180 M€ pour les EPSM Lille Métropole et Agglomération Lilloise.
Dans ce contexte, la Direction du Patrimoine, Travaux et Sécurité (DPTS) structure une maîtrise d’ouvrage renforcée, articulée autour de la mise en œuvre d’opérations hospitalières complexes. Le conducteur d’opérations y occupe un rôle stratégique, garantissant la bonne exécution des projets, depuis la validation de l’APD jusqu’à la livraison.
Missions générales
Appui administratif et organisationnel
- Assurer un appui direct au Directeur de la DPTS dans l’organisation quotidienne de l’activité
- Préparer et mettre en forme les supports (présentations, notes, documents de synthèse)
- Organiser et préparer les réunions (gestion de l’agenda, priorisation des urgences, préparation des dossiers)
- Participer aux points hebdomadaires et contribuer à la production d’éléments d’aide à la décision, sous forme synthétique et exploitable
- Assurer le suivi administratif des agents (outils Gesform, Chronos – périmètre N-1)
- Suivre les mouvements de personnel (recrutement, mobilités, départs)
- Contribuer à la gestion des dossiers RH
- Identifier et suivre les besoins en formation en lien avec l’encadrement
- Planifier les actions de formation
- Assurer la coordination avec la Direction des Ressources Humaines
- Assurer le lien avec la démarche qualité
- Participer à l’harmonisation des supports et des pratiques (trames, documents types, présentations)
- Assurer le suivi des courriers institutionnels
- Maintenir les relations avec les partenaires externes (ARS, mairies, instances de gouvernance)
- Assurer le lien avec le secrétariat de la Direction générale
- Préparer les dossiers pour les instances (CSE, F3SCT, Directoire, CME, Codir)
- Élaborer les ordres du jour en lien avec les responsables de département
- Assurer la mise en forme des supports, le suivi des actions et les relances
- Participer aux réunions (staff DPTS), rédiger les comptes rendus et suivre les actions
- Vérifier la complétude des dossiers avant transmission pour signature
- Garantir la qualité rédactionnelle et le respect des normes formelles des documents
- Assurer le suivi des engagements vis-à-vis des partenaires (médecins, ARS, candidats)
- Assurer le remplacement de sa collègue sur l’ensemble du périmètre en cas d’absence
L’assistante administrative adopte une démarche proactive visant à simplifier les processus, fiabiliser les informations et optimiser le fonctionnement de la direction, dans un objectif constant de gain de temps et d’efficacité collective.
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques et de pilotage (Excel, Word, PowerPoint)
- Capacité à structurer et formaliser l’information
- Suivi de processus complexes dans le respect des délais et des procédures
- Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité
- Capacité à prioriser et gérer les urgences
- Aptitude à travailler en transversalité
- Discrétion et loyauté
- Réactivité et proactivité
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Sens relationnel et diplomatie
- Capacité à travailler en équipe
- Disponibilité et adaptabilité
Renseignements
M BEHLOULI Yahia
Directeur DPTS: sec.dpts.al.lm@ghtpsy_npdc.fr
Compétences attendues et souhaitées
Corps
Adjoint des cadres hospitalier
Formation
- Baccalauréat professionnel Gestion-Administration ou équivalent
- BTS Assistant(e) de direction ou équivalent souhaité