Assistant de Direction F/H
Cornoualia
Vous cherchez à développer vos talents en Cornouaille ? CORNOUALIA, c'est 26 ans d'expertise dans le recrutement et l'accompagnement de collaborateurs à temps partagé.
Pour vous, un emploi construit sur mesure, ajustable et personnalisé par nos équipes : UN seul contrat et de nombreux avantages !
1 employeur, 2 entreprises, 1 CDI !
Nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction pour l'un de nos adhérents, basé à Quimper, concepteur, éditeur, hébergeur et gestionnaire de solutions informatiques pour les entreprises privées d’assurance complémentaire de santé.
A propos du poste...
En CDI chez Cornoualia, vous interviendrez à raison de 3 jours par semaine (idéalement le mardi, mercredi et jeudi) au sein de cette entreprise dynamique et en plein développement. Nous compléterons votre temps de travail en fonction de votre profil et de vos envies (temps partiel/temps plein).
Rattaché(e) au Directeur Administratif et Financier, vous interviendrez en support de la Direction Administrative et Financière, de la Direction Générale et de la Présidence.
Vos Missions
1 : Au sein de la Direction Administrative et Financière
Comptabilité Clients-Fournisseurs
- Gestion des devis/contrats des fournisseurs par rapport à la demande d'investissement : signature, validation, scanning, archivage.
- Création du prestataire dans le logiciel de temps Kélio, création du badge d’accès au bâtiment et suivi des procédures d’entrées – sorties.
- Gestion du tableau de suivi des contrats/DI signés, pour les prestataires
- Rédaction des contrats pour les prestataires
- Vérification des notes de frais, suivi et refacturation des frais de déplacement aux adhérents / clients
- Gestion administative du portail HAVAS
- Organisation de certains déplacements
- En toute autonomie, logistique du bâtiment (demande de devis, suivi des contrats, coordination des travaux d’entretiens, accueil des fournisseurs...)
- Gestion du locataire : Envoi mensuel des consommations eau/edf au locataire ; gestion de leurs demandes, organisation réunions trimestrielles, communication interventions
- Mission ponctuelle : suivi des travaux d'extension (pilotage de la réunion de suivi : demande de devis, suivi des contrats, coordination des travaux d’entretiens, accueil des fournisseurs, relations partenaires)
- Gestion des fournitures et consommables
- Gestion du courrier postal : réception, distribution et envoi
- Entretien mensuel du véhicule de service
- Evènementiel : fête des voisins, inauguration Ambassade, séminaire adhérents, soirée de Noël, accueil clients, etc.
- Organisation des instances (Assemblée Générale, Conseil d’Administration, Bureau) en coordination avec le Président et le Directeur Général, selon les statuts et contraintes afférents (organisation de la salle, envoi préalable des convocations et documents aux Administrateurs et Délégués dans le respect des délais impartis, vérification du quorum, réalisation des Procès-Verbaux, préparation des slides...)
- Relations avec les adhérents : nouvelle adhésion, documents statutaires, frais de déplacements
- Assistance de Direction (organisation de l’agenda de la Direction Générale et de certaines réunions du COMEX, frais de déplacement..)
- Relation avec le Président / le Directeur Général / les adhérents
- Organisation des réunions CSE, mise à jour de l'ordre du jour, envoi des convocations
- Gestion des élections des représentants élus au CA (+ vote par correspondance) tous les 4 ans
- Pour les nouveaux salariés > création d’un profil HAVAS et CLEEMY, gestion du RDV pour la période d'essai, mail d’accueil avec informations
Et vous ?
De formation Bac+2/3 en assistanat de direction, gestion ou équivalent, vous êtes un(e) Assistant(e) de Direction confirmé(e).
Vous maitrisez parfaitement l'organisation des instances et la logisitique qui en découle. Vos qualités : capacité d'organisation et de gestion des priorités, autonomie, rigueur, sens de la confidentialité, leadership, force de propostion, très bon relationnel. Vous maitrisez les outils bureautiques (Pack Office) et êtes à l'aise avec les logiciels de gestion.