Secrétaire institut de formation H/F
CHU de Poitiers
COORDINATION GENERALE DES INSTITUTS DE FORMATION
CDD 3 MOIS RENOUVELABLE - TEMPS PLEIN
A POURVOIR A COMPTER DU 01 OCTOBRE 2026
I. Présentation générale du CHU
Composé d’environ 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne.
Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes.
Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.
II. Poste proposé
Missions générales
Assurer les activités de d’accueil et de secrétariat liées à la formation des étudiants
Assister le directeur adjoint et la responsable de la coordination pédagogique dans la réalisation de leurs missions administratives
Collaborer et si besoin remplacer les secrétaires de l’IRFPS
Activités
Gestion administrative des dossiers de suivi de scolarité des étudiants
Dossiers Des Financements Des Étudiants
Constitution des dossiers de prise en charge : Rémunération Région - Pole emploi - Transition pro - Promotion professionnelle etc...
Elaboration des conventions financières de formation
Suivi des dossiers de financement
Transmission du présentéisme aux organismes financeurs
Suivi du présentéisme et absentéisme des étudiants
Gestion des validations : préparation des documents d’évaluation, convocation des étudiants, convocation des jurys, saisie des notes sur Forméis
Gestion de la certification : préparation et envoi des documents à la DREETS en lien avec sa collègue du site de Poitiers.
Gestion administrative générale et accueil
Assurer l’accueil physique, téléphonique et électronique des étudiants, candidats, intervenants, visiteurs et partenaires.
Orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents et assurer une réponse de premier niveau.
Gérer le courrier entrant et sortant, les boîtes mails fonctionnelles et les documents institutionnels.
Mettre en forme, diffuser et classer les courriers, notes, convocations, comptes rendus et documents administratifs.
Organiser l’archivage physique et numérique selon les règles de confidentialité, de conservation et de traçabilité.
Participer à la continuité administrative de l’institut, en lien avec le directeur.
Veiller à la mise à jour du site internet
Gestion de la scolarité et du parcours étudiant
Constituer, contrôler et mettre à jour les dossiers administratifs des étudiants tout au long de la formation.
Assurer le suivi administratif des inscriptions, réinscriptions, attestations, certificats de scolarité et pièces justificatives.
Préparer les documents de rentrée et accompagner la mise à jour des informations nécessaires aux étudiants.
Saisir et actualiser les données dans le logiciel de scolarité Forméïs et les fichiers de suivi.
Suivre les absences, justificatifs, retards de pièces et informations administratives nécessaires au parcours de formation.
Préparer les éléments administratifs relatifs aux évaluations, commissions, jurys, validations semestrielles et diplomation.
Contribuer à la préparation des éléments nécessaires à la certification des étudiants auprès de la DREETS.
Suivi administratifs des parcours spécifiques : apprentissage (avec le CFA Sup), adaptations de scolarité liée à l’inclusion ou le statut de sportif de haut niveau.
Gestion pédagogique et logistique des enseignements
Participer à la planification administrative des enseignements, en lien avec l’équipe pédagogique.
Diffuser et mettre à jour les emplois du temps, informations pédagogiques et documents utiles aux étudiants et intervenants.
Créer, déposer ou organiser les supports administratifs sur la plateforme pédagogique e-Notitia selon les procédures définies.
Préparer les listes d’émargement, convocations, feuilles de présence, documents d’évaluation et supports de suivi.
Assurer le lien administratif avec les intervenants extérieurs : informations pratiques, documents nécessaires, éléments de paiement.
Contribuer à l’organisation matérielle des cours, réunions pédagogiques, jurys, examens et temps institutionnels, reprographie de documents pédagogiques
Si besoin, orientation ou accompagnement des intervenants sur les différents lieux de formation
Gestion administrative des stages
Préparer, suivre et classer les conventions de stage et documents réglementaires associés.
Mettre à jour les bases de données des terrains de stage et les coordonnées des interlocuteurs.
Assurer la traçabilité des documents obligatoires : conventions, attestations, évaluations, fiches de présence et justificatifs.
Transmettre aux étudiants et terrains de stage les informations administratives nécessaires.
Alerter la responsable de coordination pédagogique en cas de dossier incomplet, difficulté de délai ou point de vigilance.
Défraiement des frais de transport
Enregistrement des feuilles de compétence sur Forméis
Saisie et analyse annuelle des perceptions de stage DragnSurvey
Appui à la sélection, aux admissions et aux concours
Participer au suivi administratif de la sélection via Parcoursup : réception, classement, préparation des éléments et communications aux candidats.
Assurer le suivi administratif de la procédure article 12 via MySelect : dossiers, convocations, pièces justificatives, résultats et archivage.
Préparer les documents utiles aux commissions d’examen des veux, jurys de sélection et inscriptions à la rentrée.
Garantir la traçabilité des décisions et la conformité des informations communiquées aux candidats.
Participation à la surveillance des examens
Gestion financière et administrative des intervenants
Collecter et contrôler les informations administratives nécessaires au paiement des intervenants extérieurs.
Préparer les états, tableaux de suivi et pièces justificatives transmis aux services financiers.
Suivre les demandes de paiement, relances et régularisations en lien avec la direction et les services compétents.
Tenir à jour un tableau de bord des interventions réalisées, documents reçus et paiements transmis.
Assistance à la direction, qualité et dossiers institutionnels
Participation aux réunions administratives de l’IRFPS,
de coordination administrative de l’institut et à la partie administrative des réunions d’équipe
Gestion des instances : actualisation des listes de membres, préparation des réunions, ordres du jour, convocations, feuilles d’émargement et compte-rendu des instances, installation des salles (visioconférence si besoin)
Aide à la direction pour l’élaboration du bilan d’activité annuel
Rédaction, relecture et mise en forme des comptes rendus, tableaux de bord, bilans et documents institutionnels
Participation au suivi administratif de la démarche qualité : preuves, indicateurs, documents actualisés, procédures et enregistrements.
Contribution à la préparation des audits, contrôles, enquêtes, bilans d’activité et dossiers institutionnels.
Veille administrative sur les échéances connues et alerte de la direction en cas de risque de retard.
Missions ponctuelles ou saisonnières
Gestion de la régie : réception et vérification des chèques ; enregistrement des chèques dans le logiciel de régie ; édition des quittances, journaux de caisse et états des reversements ; mise à la signature des quittances ; Dépôt des règlements à la Trésorerie Principale
Rentrée universitaire : inscriptions, dossiers étudiants, certificats, accès numériques, documents de rentrée, gestion des tenues.
Périodes d’évaluation : convocations, listes, feuilles de présence, documents de jury, archivage des résultats.
Sélection et admission : Parcoursup, concours via MySelect, commissions (ICOGI, Sections pédagogiques), réponses aux candidats.
Diplomation : préparation des éléments de certification, saisi dans ODESSA, lien avec la DREETS, édition et archivage des pièces.
Événements institutionnels : journées portes ouvertes, réunions partenaires, réunions de promotion, temps d’information.
Participation à des groupes de travail institutionnels après accord hiérarchique
Gestion partagée des incidents matériels : demandes de dépannages et suivis ; commande et réception des consommables et matériels pédagogiques
Nature du contrat et des conditions de recrutement
Le poste est à pourvoir à compter du 01 octobre 2026, en CDD 3 mois renouvelable
Rémunération : Votre rémunération sera fixée sur un grade d’Adjoint administratif, catégorie C (grille indiciaire de la fonction publique hospitalière), soit un salaire de 2256€ brut - 1812€ net avant imposition.
Quotité de temps de travail
100%
III. Profil recherché
Diplôme et formation requis
Le poste nécessite d’être titulaire d’un diplôme (niveau BAC+2) dans le domaine administratif
Compétences et qualités requises
Savoirs
Fonctionnement général des instituts de formation paramédicale et de l’enseignement supérieur.
Connaissance de la formation en ergothérapie et de son environnement réglementaire.
Principes de gestion de scolarité, de suivi de dossiers étudiants et de traçabilité administrative.
Notions relatives aux stages, conventions, jurys, évaluations et certification.
Règles de confidentialité, secret professionnel, discrétion administrative et protection des données.
Gestion documentaire et archivage physique/numérique.
Savoir-faire
Organiser, prioriser et planifier une activité administrative avec plusieurs échéances simultanées.
Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes rendus, tableaux de suivi et documents institutionnels.
Utiliser avec aisance la suite bureautique : Word, Excel, Outlook, Internet, PowerPoint
Utiliser ou apprendre à utiliser Forméïs, e-Notitia, MySelect, Solstiss, ODESSA et les outils internes du CHU.
Construire et actualiser des tableaux de bord : absences, stages, intervenants, paiements, échéances, dossiers incomplets.
Communiquer de manière adaptée avec des interlocuteurs variés : étudiants, familles, candidats, intervenants, services hospitaliers, partenaires externes.
Maîtrise de l’outil de gestion informatisé des dossiers étudiants et des outils informatiques de base
Savoir-être
Rigueur, fiabilité et sens du détail.
Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité.
Sens de l’accueil, écoute et posture de service.
Organisation, méthode et capacité d’anticipation.
Réactivité, adaptabilité et gestion des priorités.
Esprit d’équipe et capacité à travailler en coordination avec le secrétariat et l’équipe pédagogique.
Autonomie progressive, discernement et capacité à alerter au bon niveau.
IV. Renseignements complémentaires
Rattachement
Hiérarchique
Coordonnateur Général des instituts et écoles
Directeur adjoint de l’institut de formation
Fonctionnel
Directeur adjoint de l’institut de formation
Responsable de la coordination pédagogique,
Secrétaires des instituts,
Formateurs,
Bureau des stages
Formateurs et secrétaires des autres instituts de formation,
Services administratifs du CHU.
Le CHU de POITIERS s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion.
Nos offres d’emplois sont ouvertes en personnes en situation d’handicap conformément à l’article L1132-1 du code du travail.
Pourquoi rejoindre le CHU de POITIERS ?
Faire preuve d’un engagement fort au sein d’une structure hospitalière publique
Réputation : le CHU de POITIERS est reconnu pour ses services de hautes qualités et ses avancées dans divers domaines médicaux.
Localisation : Situé à Poitiers, une ville avec un riche patrimoine historique et culturel, le CHU offre un cadre de vie agréable, avec un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (prévention des RPS, service social du personnel.)
Accès à l’ensemble du plan de formation institutionnel
Offre diversifiée de restauration (Food truck, self)
Jardins et espaces verts/ parking gratuit/ réseau covoiturage
Accès au CE/CGOS : vacances à prix réduits, tarifs préférentiels sur des spectacles, places de cinéma, chèques cultures, CESU, prestations sociales, chèques vacances…
V. Démarches à effectuer pour postuler
Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Monsieur GRAND, Directeur par téléphone au 05.49.44.44.20
Déposez dès maintenant votre candidature (CV et lettre de motivation) sur le site web du CHU de Poitiers, rubrique « Le CHU recrute », la date limite de dépôt est le 02 août 2026.
Ref : C110O99975