Assistant de Direction – Secrétariat du Maire H/F

Description

Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.

Elle bénéficie d’une situation privilégiée avec ses 520 hectares d’espaces verts et sa proximité avec le quartier d’affaires de la défense.

Missions

Assurer l’assistance administrative et organisationnelle du maire. Faciliter son activité quotidienne, préparer ses rendez-vous et assurer le suivi des demandes et des échéances, en lien avec les élus, la direction générale et les services municipaux.

• Organiser l’activité
• Gérer l’agenda en tenant compte des priorités, des urgences et des contraintes.
• Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements : invitations, réservations, documents préparatoires et aspects pratiques.
• Préparer les dossiers nécessaires et vérifier que les informations attendues sont disponibles dans les délais.
• Filtrer et orienter les appels et sollicitations ; signaler les demandes urgentes ou sensibles.

• Assurer le secrétariat et le traitement des correspondances
• Trier les courriels et courriers, les orienter et suivre les réponses attendues.
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et messages à partir des consignes données.
• Préparer les parapheurs et suivre les circuits de validation, de signature et d’envoi.
• Assurer le classement et l’archivage des documents, ainsi que la mise à jour des contacts.

• Suivre les demandes et les échéances
• Tenir à jour un tableau de suivi des demandes confiées aux services : objet, interlocuteur, échéance et état d’avancement.
• Effectuer les relances nécessaires et alerter sur les retards ou difficultés.
• Recueillir les contributions des services et vérifier la complétude des dossiers transmis au cabinet.
• Préparer des points réguliers sur les dossiers en attente et les échéances à venir.

• Faciliter les relations avec les interlocuteurs du cabinet
• Assurer un accueil professionnel et discret des élus, agents, habitants et partenaires.
• Transmettre les demandes aux bons interlocuteurs et veiller à leur suivi.
• Travailler en coordination avec le directeur de cabinet, la cheffe de cabinet et les assistantes de la direction générale.
• Contribuer à la continuité du secrétariat du cabinet selon l’organisation définie.

Profil

• Savoirs
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Maîtrise des techniques de l’expression écrite (orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel).
• Techniques de classement et d’archivage.
• Connaissance de l’environnement territorial.
• Savoir-faire
• Gérer les situations de stress.
• Appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter.
• Respecter strictement la confidentialité et faire preuve de discernement face aux situations sensibles.
• Savoir-être
• Rigueur.
• Capacité d’organisation.
• Capacité à travailler en équipe.
• Réactivité.

*Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap