Gestionnaire administratif (F/H)
Ville de Noisy-le-Grand
Noisy-le-Grand compte aujourd’hui près de 70 000 habitants répartis dans 17 quartiers historiques. Son vieux centre-ville briard cohabite avec un centre commercial régional et un quartier d’affaires en pleine expansion. Noisy-le-Grand bénéficie d’une situation géographique et d’un cadre de vie privilégiés avec plus de 130 hectares d’espaces verts ouverts au public, auxquels s’ajoutent désormais les 280 hectares du bois Saint Martin acquis par la Ville et la Région Île-de-France en décembre 2020. Délimitée au nord par la Marne et au sud par le bois Saint-Martin, la ville est située aux portes de Paris, à 20 minutes du centre de la capitale en RER A ou E. Troisième pôle d’affaires de la région Île-de-France, Noisy-le-Grand compte environ 4 000 entreprises, dont près de 600 commerces de détail. Les sièges de plusieurs entreprises internationales y sont implantés.
Noisy-le-Grand offre des parcours scolaires riches et variés grâce, notamment, à son collège et à son lycée international et à sa proximité avec l’université Gustave Eiffel (anciennement Paris Est Marne-la-Vallée).
Sous l’autorité hiérarchique du Responsable du service Restauration, vos missions principales sont les suivantes :
- Assistance administrative
- Organisation, Planification et participation aux missions du service
- Gestion des archives et suivi des statistiques
Assistance Administrative
- Rédaction de notes informatives et courrier divers
- Gérer, trier, enregistrer et classer des documents et courrier entrants/sortants
- Gestion de l’information (messagerie du service et appels téléphoniques)
- Effectuer l’accueil physique et téléphonique et orienter les agents en fonction des besoins
- Gestion des demandes diverses des offices et assurer leurs ventilations dans le service
- Participation à la réflexion et à la mise en œuvre de process optimisant l’organisation au sein du service ainsi qu’avec les autres services de la direction
- Réaliser le suivi administratif et l’accueil des nouveaux arrivants
- Gestion des petites fournitures du service et offices
- Gestion et accompagnement des stagiaires administratifs
- Assurer le suivi des formations des agents du service ainsi que le plan pluriannuel
- Organisation des outils communs avec le pôle RH
- Gestion via le logiciel INCOVAR des congés des agents administratifs en mairie et des agents en offices alimentaire
- Planification, organisation et participation aux réunions internes du service, rédaction des comptes rendus
- Participation aux projets liés aux missions des agents de restauration
- Assurer l’interface entre les offices, les coordinatrices et le pôle RH pour la gestion des personnels
- Gestion des deux bases de données administratives et opérationnelles : planning et affectations
- Elaboration et suivi d’outils statistiques
- Classement et archivage des fichiers et documents papiers et numériques en lien avec l’activité du service dans le réseau intranet
- Suppléance des collègues, en cas d’absence, notamment les coordinatrices sur la gestion et la mobilité des agents des groupes scolaires
- Activité liée au calendrier scolaire
Profil et compétences requises :
- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Cadre réglementaire en matière de législation du travail
- Suivi des procédures internes dans les différents domaines RH
- Logiciels de bureautique courants ainsi que ceux spécifiques RH (INCOVAR)
- Appliquer et faire respecter une règle, une procédure, un dispositif avec fermeté et diplomatie
- Concevoir et mettre en œuvre des tableaux de bords de suivi
- Aisance orale et rédactionnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Faire preuve de rigueur et d’organisation
- Faire preuve de réactivité et d’autonomie
- Sens de l’écoute
- Respecter strictement la confidentialité
Avantages
- Rémunération statutaire
- Régime indemnitaire
- 13ème mois
- 25 jours de congés annuels
- Catégorie C : 37 heures de travail hebdomadaires, avec 12 jours RTT
- Participation à un contrat de mutuelle santé labellisée et contrat de prévoyance optionnel
- Amicale du personnel
- Restaurant municipal
- Télétravail possible
- Participation aux frais de transports ou participation au parking privé du centre-ville